Quando si lavora in gruppo e si deve trasmettere la visione d’insieme di un progetto. O quando si sta procedendo alla pianificazione, e alla divisione dei compiti. O, anche, quando si valutano i risultati raggiunti, gli errori commessi e i vantaggi raccolti. In tutti questi casi, e in molti altri, è molto comodo utilizzare delle presentazioni in PowerPoint: sono facili da realizzare, personalizzabili e facilmente condivisibili. Per lo meno questo è quello che ci hanno sempre detto. Ma è veramente così? La prima cosa sì, è facile realizzarle. Il secondo punto è parzialmente vero, sopratutto se scarichiamo qualcuno dei modelli gratis per PowerPoint che si possono trovare in rete. La terza cosa è un po’ più complessa, per lo meno per chi non utilizza PowerPoint o Windows. Una soluzione, in questo caso, può essere convertire una presentazione PowerPoint in un video. Vediamo come.
1. Clicchiamo su File
Prima di spiegare passo passo tutta la procedura devo assolutamente fare una precisazione: questo metodo per convertire presentazioni PowerPoint in video funziona, e bene, solamente con le ultime versioni di Office. Se utilizziamo, ad esempio, la versione di Office del 1997 non possiamo seguire questi passaggi. In tal caso dobbiamo cercare un programma esterno che faccia la conversione da PPT ad AVI .
Prima del primo passo c’è un passaggio preliminare: creare una presentazione in PowerPoint. Il che coincide con il dire: possiamo convertire solamente presentazioni PowerPoint in video. Dopo creato e salvato – o aperto – una presentazione PowerPoint clicchiamo sul menù File.
2. Selezioniamo Create a Video
Penso di non essere l’unico a peccare di superficialità quando lavoro con degli strumenti che conosco bene. E così difficilmente mi accorgo quando c’è qualche novità, se la novità non è ben evidenziata. A maggior ragione se sfrutto appieno le scorciatoie di tastiera ed evito di aprire i menù con il mouse. Ma, una volta almeno, bisogna ritagliarsi un po’ di tempo per studiare le varie funzioni dei programmi che utilizziamo. E così scopriamo come nel menù File abbiamo la possibilità di scegliere Save & Send. Poi, oltre alle opzioni classiche, possiamo cliccare su Create a Video. E proprio su quest’ultima opzione dobbiamo fare affidamento.
3. Personalizziamo presentazione e video
Prima di esultare per il successo della missione abbiamo ancora un compito da svolgere: impostare correttamente la conversione. Non è difficile, basta cliccare e selezionare le opzioni che ci interessano. Ad esempio una cosa che trovo utile, e che in passato si è rivelata veramente funzionale, è la possibilità di registrare nel video i movimenti del mouse e una voce esterna. Sì, una vera e propria voce narrante, che può ben essere la nostra, in grado di fungere da guida per chi poi utilizzerà effettivamente quel video.
4. Scegliamo la definizione
Siamo quasi alla fine: non ci resta che decidere l’utilizzo per cui è pensato il video. Possiamo optare per un video realizzato per schermi TV, magari HD, o per computer. Possiamo anche decidere di caricare il nostro video su YouTube, o su un sito di condivisione equivalente. O preferiamo realizzarne una versione per Smarphone, iPad o iPhone. Penso che sia più difficile decidere che poi mettere in pratica questa scelta. Anche perché è sufficiente selezionare l’opzione corrispondente alla nostra decisione.
5. Creiamo il video
Infine il nostro ultimo passo è creare il nostro video. E’ semplice, basta cliccare su Create. Dopo questo fatidico click potremo vedere, in basso, una barra di progressione: indica a che punto è la conversione. Il processo non è velocissimo, per lo meno nei test che ho effettuato: mi pare si stia attorno ai 30 secondi per diapositiva. O, in altre parole, per un filmato ricavato da 20 diapositive occorreranno circa 10 minuti per la conversione. Non è velocissimo, ma funziona.