Non conosco i vostri buoni propositi ma uno dei miei ricorrenti riguarda la produttività del mio lavoro. O, meglio, la mia capacità di organizzare e di gestire i miei mille impegni; sembra una cosa semplice ma non è così, per niente. E penso sia inutile scomodare Napoleone o von Clausewitz: l’esperienza quotidiana sta lì, davanti a noi, a perenne monito di questa cruda realtà. È anche per questo, per questo mio buon proposito ogni anno riproposto e mai appieno risolto, che ho cominciato ad esplorare varie possibilità che ci permettono di organizzarci meglio, a partire dalle agende. Con questo posso spiegarvi i molti articoli, in breve tempo, su come creare agende cartacee e sull’utilizzo dei calendari compatti. Oppure questo, su un software-agenda elettronica.
Come migliorare la gestione del proprio tempo
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Esistono molti libri e molti manuali che spiegano come gestire il proprio tempo in maniera efficace; molti di questi consigliano l’utilizzo di liste To do, post it, buste di plastica agende. E non è un caso che l’agenda sia uno dei simboli dei manager e delle persone impegnate, impegnate ma in grado di gestire i propri impegni con buoni risultati. Ora, ognuno ha le sue proprie caratteristiche individuali e non voglio assolutamente dire che questi consigli valgono per tutti. Come sono bel lontano dal teorizzare la superiorità delle agende elettroniche su quelle cartacee, nonostante il mio lavoro mi tenga davanti allo schermo di un computer per molto tempo. Ma alcuni strumenti informatici, come Total Organizer, permettono a una quota di persone di ottimizzare il proprio tempo, e la sua gestione. Perchè?
Perché software, sopratutto se gratis come nella versione free di questa agenda elettronica, permettono di unire diversi strumenti in una soluzione unica che semplifica il lavoro complessivo. Giusto per lasciar cadere il discorso teorico e passare alla parte pratica, vediamo cosa ci permette questo software.
Ovviamente, la prima cosa che ci aspettiamo da un’agenda è la possibilità di segnare i nostri vari impegni, si su scala quotidiana che a livello settimanale e mensile, se non annuale. Bene, possiamo dire che questo obiettivo Total Organizer lo raggiunge egregiamente, anche se non pecca certo di originalità: l’interfaccia grafica ricorda molto, infatti, altre famose agende elettroniche, a partire da Google Calendario. Ma lo scopo di un programma non sempre è quello di essere originale, bensì di funzionare.
Alla funzione basilare di un’agenda il software in questione aggiunge alcune funzionalità aggiuntive. Interessante la gestione degli appuntamenti che permette di impostare degli allarmi per ricordarceli con un certo anticipo. Oppure la possibilità di creare delle To Do List sia per ogni singolo giorno che per scale temporali più ampie. Questo è semplificato dall’utilizzo di una struttura ad albero che semplifica la suddivisione degli impegni per categorie o per urgenza e importanza. A questo possiamo aggiungere la possibilità di prendere note, e di collegarle ai vari giorni del calendario: utile per i progetti che meritano, o abbisognano, di una maggiore precisione e descrizione.
Fin qui la versione gratuita. Ma esiste anche una versione Pro, a pagamento, in vendita ad un po’ meno di 20 euro. E, personalmente, non trovo affatto che siano soldi buttati al vento. Perché? Perché permette la gestione di documenti e di allegati, rendendo questo software molto più simile ad un vero e proprio strumento di lavoro di carattere professionale. Per quanto mi riguarda, uso spesso le funzioni gratuite messe a disposizione da Google, ma sto pensando, seriamente, a provare per un tempo significativo questo software: mi interessa sopratutto la possibilità di utilizzarlo anche se non si è connessi alla rete.