Come Inserire la Password ai File Excel

di samuele

inserire una password ad un file excelDevo ammettere che mi fa un po’ di timore scrivere un articolo come questo. Perché? Bé, perché dopo aver spiegato in più occasioni come recuperare password perdute, e non solo per file Excel, già mi vedo una quota di voi, miei pochi lettori, che prendono sottogamba l’argomento. Forse è così che si sentono i professori, quando preparano la lezione, non so. So che non bisogna comunque sottovalutare la protezione dei nostri documenti. E che questo significa anche tenere una lista delle password in un luogo sicuro, e non dimenticarsela. Ma di questo ho già parlato in tanti articoli. Ora voglio solamente concentrarmi su come sia possibile inserire una password in un file Excel. Password da utilizzare sia per impedire l’accesso a occhi indesiderati, sia per evitare modifiche accidentali.

1. Preparare il documento in Excel

inizio documento

Posso risparmiarmi, per una volta, la lista delle cose necessarie. Nel senso che non ci sono programmi speciali da scaricare, ne software nascosti da scovare tra le pieghe della grande rete. No, se vogliamo proteggere con una password un file Excel possiamo fare tutto tranquillamente con Excel stesso. Perché? Perché Excel ha al suo interno una serie di strumenti creati appositamente per proteggere i suoi file. Strumenti che nel tempo sono migliorati, si sono affinati e che si avvicinano a veri software di crittografia. Sfortunatamente per chi ha bisogno di una protezione di livello professionale non è assolutamente sufficiente l’utilizzo degli strumenti di Excel. Ma per un utilizzo domestico, o per piccoli uffici e studi può andare bene.

Vediamo, però, quali sono i passi pratici da compiere. Tenete presente, però, che la procedura che sto per illustrare riguarda Microsoft Office 2007. Il che significa che per chi possiede una versione più nuova della suite di programmi da ufficio della Microsoft troverà alcune, marginali, differenze. Mentre per chi usa ancora la versione del 2000, bé, le cose sono un attimo più complesse. Non penso di scrivere un articolo specifico per chi utilizza ancora quella versione di Excel, ma se a qualcuno dovesse servire aiuto può sempre scrivere una nota in fondo all’articolo, e vedrò quello che posso fare.

Comunque, cominciamo con il preparare il documento alla crittografia. Apriamo il nostro documento Excel, e clicchiamo sul pulsante dei menù di Office. Poi clicchiamo su Prepara e quindi su Crittografa documento.

2. Scegliere la password

scelta della password del documento

La finestra che ci si apre davanti ci chiede di inserire una password. E’, ovviamente, la password che vogliamo assegnare al nostro file Excel. Dopo averla scritta, facendo bene attenzione alle distinzioni tra minuscole e maiuscole, clicchiamo su OK.

La finestra successiva ci chiede di confermare la password. Come? Riscrivendola, così che il software possa confrontarla con quella che abbiamo inserito prima. Anche se sembra ridondante, è una procedura di sicurezza per evitare di impostare password sbagliate, magari per dei semplici errori di battitura. Comunque, dopo aver dato l’OK il nostro file Excel sarà protetto.

Come proteggere un file Excel condiviso

file excel condiviso

La procedura che ho appena descritto vale per i documenti che usiamo solo noi. Ma se invece volessimo proteggere un documento condiviso tra più collaboratori? Allora dobbiamo utilizzare una procedura diversa, seppur simile. Andiamo sul tab Revisione e clicchiamo su Proteggi e condividi cartella di lavoro. Spuntiamo quindi l’opzione condividi con rilevamento modifiche e poi inseriamo (e ripetiamo) nuovamente la password. Bene, da ora in poi chiunque conosce la password può accedere e modificare il documento, mantenendolo nel contempo sincronizzato con le altre versioni.

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