2014 28/11

Come Importare ed Esportare Contatti tra Outlook e Gmail

Microsoft Outlook permette di gestire efficacemente diverse caselle di posta elettronica. Anche Gmail lo fa, ma in maniera più farraginosa e meno completa rispetto al prodotto di Microsoft. Però questi strumenti non sono mondi a parte, separati e inconciliabili.

Può servire, a volte, avere accesso alla propria posta tramite browser, e quindi da qualsiasi strumento connesso a Internet: io la trovo una cosa molto comoda, sopratutto in quelle giornate in cui per questioni di lavoro sono costretto a restare fuori ufficio e fuori casa per molte ore.

L’unica cosa fastidiosa è mantenere sincronizzate le rubriche di Outlook e di Gmail. Il modo più banale per farlo è riportando a mano ogni nome. Il modo più efficace, e più rapido, è capire come importare ed esportare più contatti tra Outlook e Gmail. In questa guida vedremo appunto i passi da compiere per riuscirci senza correre rischi.

Come esportare i contatti da Gmail

esportare i contatti da gmail

Cominciamo con il passare i contatti da Gmail a Outlook. Per prima cosa occorre andare nella scritta Gmail (quella in alto a sinistra sotto il logo di Google) e scegliere la voce Contatti

esportare i contatti

E’ possibile selezionare dalla lista dei contatti i nomi che interessa esportare verso Outlook. Ovviamente se si seleziona un solo nome, sarà solo quel nome a essere esportato. La cosa più comoda è, però, esportare molti contatti contemporaneamente: tanto basta selezionarli una volta solo e poi la procedura è semplice. Basta cliccare sul pulsante “Altro” e scegliere la voce “Esporta…”.

esportazione dei contatti

In alternativa è anche possibile selezionare un intero gruppo, o anche tutta la rubrica, semplicemente scegliendo la voce corrispondente nella nuova finestra. La seconda domanda, sempre nella finestra “Esporta Contatti” riguarda il formato in cui si intende salvare la rubrica. I primi due sono file CSV, formattati però in maniera diversa per adattarsi a Google Gmail, il primo, e a Microsoft Outlook, il secondo. Il terzo formato è invece quello da utilizzare quando si intente esportare i propri contatti da Gmail ad Apple Address Book.

lista dei contatti

Per curiosità è possibile anche aprire il file CSV creato cliccando sul pulsante esporta: si presenta come un file Excel con, abbastanza grezzo ma chiaro. Ma l’importante non è che sia chiaro a noi quanto piuttosto che sia comprensibile a Microsoft Outlook quando procederemo all’importazione.

Come importare i contatti su Outlook

importare i contatti su otlook

L’importazione dei contatti da Gmail a Outlook è tutto sommato semplice. Dopo averlo aperto è sufficente cliccare sul menù file e quindi sulla voce “Importa/Esporta”.

wizard d'esportazione

In questo modo si entra nella procedura guidata per l’importazione e l’esportazione dei contenuti di Outlook. La scelta, in questo caso, ricade sulla procedura guidata per “importare da un altro file o programma”. Selezionata questa opzione clicchiamo su “Avanti”.

tipo di file da importare

Adesso si deve scegliere il tipo di file da importare. Quindi, poiché abbiamo esportato la rubrica in CSV, si evidenzia la voce corrispondenza. In alcune versioni di Outlook c’è proprio la possibilità di scegliere CSV. Se non ci fosse allora occorre evidenziare “Comma Separated Values”. Che poi non è altro che il nome per esteso della sigla CSV.

percorso del file da importare

Fatto ciò si indica il file da importare, e si indica a Outlook come comportarsi in caso di nomi duplicati tra le due rubriche, quella di partenza e quella di destinazione-. La prima opzione prevede di sovrascrivere i nomi già presenti nella rubrica con quelli nuovi. La seconda crea una nuova anagrafica per ogni contatto importato a prescindere dal suo essere o meno in rubrica. La terza, quella consigliabile, semplicemente ignora i nomi già presenti in rubrica.

nome del file da importare

L’ultimo passaggio è semplice: si tratta di indicare dove salvare i contatti importati. Quindi nella cartella dedicata alla rubrica di Outlook, ovviamente.

lista dei contatti importati

Fatto questo è possibile controllare la rubrica e si vedranno i nuovi contatti importati da Gmail su Outlook.

Come esportare la rubrica di Outlook

esportare l'intera rubrica

Il processo inverso è altrettanto semplice. Per esportare i propri contatti da Outlook e importarli su Gmail si utilizza nuovamente il comando “Importa/Esporta” presente nel menù File.

da outlook a gmail

Solamente che adesso si sceglie la voce “Esporta su un file” invece che quella relativa all’importazione da un file esterno.

esportazione del file

Ma, come prima, si evidenzia ancora una volta la voce CSV (Comma Separated Values): è questo il formato che Gmail riesce a leggere.

file contenente i contatti

Dalla schermata successiva si seleziona cosa esportare. Oltre ai contatti è possibile esportare altre informazioni da Outlook ma quello che interessa a noi, oggi, è solamente la rubrica. Evidenziamola e andiamo avanti.

cartella d'esportazione

Questa finestra è un po’ criptica, più che altro perché riguarda il modo in cui vengono salvati i campi personalizzati aggiunti alla rubrica. Si può decidere di ignorarla e cliccare su “Fine” per esportare immediatamente i propri contatti da Outlook.

mappa dei contatti personalizzati

Oppure se si decide di cliccare su “Mappa i campi personalizzati” sarò necessario indicare per ogni campo il nome “ufficiale”. Però mediamente non dovrebbe essere necessario pasticciare con questa finestra.

nomi all'interno del file

Comunque, dopo aver cliccato su “Fine” si ottiene il file CSV con tutta la rubrica di Outlook pronta per essere importata su Gmail.

Come importare contatti su Gmail

importare i contatti su gmail

Per importare contatti su Gmail si utilizza ancora una volta la sezione “Contatti”, quella a cui si accede cliccando sulla scritta “Gmail” in alto a sinistra.

schermata d'importazione

Si clicca, di nuovo, sul pulsante “Altro” ma questa volta si sceglie la voce “Importa”.

scelta del file da importare

E dalla finestra che si apre si sceglie il pulsante “Scegli file”: serve per dire a Gmail da dove copiare i dati dei contatti da importare.

scegliere il file da importare sul computer

Come consuetudine, dopo aver selezionato il file cliccando su “Apri” lo si seleziona e lo si carica su Gmail. Cliccando poi su “importa” si importano effettivamente i nomi all’interno della rubrica.

Rispetto ad Outlook, Gmail importa tutti i nomi, anche quelli che sono già presenti nella rubrica. E’ comunque possibile utilizzare la funzione “Trova e unisci duplicati” (è uno dei comandi cui si accede tramite il pulsante “Altro”) per mettere un po’ di ordine alla rubrica.

L’unico problema che potrebbe sorgere è legato ai campi personalizzati: se ne abbiamo usati molti su Outlook, e non li abbiamo mappati bene, allora Gmail non riuscirà a importarli, o li importerà su campi sbagliati. Ma, come abbiamo già detto prima, si tratta di un caso abbastanza inusuale e raro.

Come Importare ed Esportare Contatti tra Outlook e Gmail ultima modifica: 2014-11-28T22:47:14+00:00 da samuele

Lascia un commento